15 tips om je e-mailbox leeg te krijgen en te houden
4.4 (88%) 10 votes

Overvolle e-mailboxen! Kom je terug van een afspraak: hup, wéér 50 ongelezen mailtjes. Heb je daar last van? Ik heb 15 tips hoe je minder e-mails krijgt en hoe je je e-mailbox leeg krijgt en houdt.

E-mailen kan heel effectief zijn. Het kan ook tegenstaan. Je begint je werkdag met een volle inbox. Je leegt het maar voor je het weet zit je mailbox weer vol. We e-mailen steeds vaker. We willen steeds sneller een antwoord. Letterlijk ga je ‘vol’ naar huis en kun je opzien tegen de dag van morgen. Zie hier: e-mailterreur in de praktijk. Dat kan erg belastend zijn en stress geven.

Leeg je mailbox vandaag nog en hou dan zo.

Ik geef je 15 tips om je mailbox leeg te krijgen

Hier gaan we:

  • Mail alleen als het nodig is
    Begin bij jezelf: verstuur zelf geen e-mails meer, of verminder het sturen van e-mailtjes. Bij e-mail geldt: actie-reactie. Als je een mailtje verstuurt, is de kans groot dat je een antwoord krijgt. Vaak is het sneller om te bellen of om langs te lopen (is nog gezond ook).
  • Leeg je mailbox vandaag nog: make a new start
    Bijvoorbeeld al je e-mails ouder dan 2 weken te archiveren. Je komt er waarschijnlijk toch niet meer aan toe. Of, als je het aandurft: gooi oude mails gewoon weg.
  • Ga niet in discussie via e-mail
    Stop ellenlange gesprekken via e-mails. Waarom zijn we met e-mailen gestart? Precies, ter vervanging van een papieren brief. E-mailen is niet geschikt voor discussies.
  • Stuur geen bijlagen meer
    Niet alleen wordt IT daar blij van, maar ook jij en je collega. Want je moet altijd op zoek naar de laatste versie. Of bij disputen, naar een vorige versie. Dan kun je beter een linkje naar het bestand aanbrengen (bijv. naar de netwerkschijf, of naar de cloud, zoals Google Docs).
  • Geen cc of bcc
    Zeker geen bcc: dat is zooo 1995 en weinig transparant. Tenzij je veel e-mails wilt terugkrijgen, gebruik geen cc.
    Als je zelf in de cc. zit van een e-mail van een ander: niet op reageren, ter kennisgeving aannemen.
  • 1 e-mail = 1 onderwerp
    Hou het kort, stel 1 vraag of snijd 1 onderwerp aan. Bij voorkeur aan 1 iemand. 1=1=1.
  • Maak je mappenstructuur eenvoudiger
    Ik ken mensen die teraveel submapjes hebben. En als ze dan op zoek moet naar een e-mailtje gaan ze al die mappen langs. Doe dat niet. Drie mappen zijn voldoende:
    – Je inbox: daar ontvang je je e-mail.
    – Een mapje voor het lopende jaar (geef de map een naam als 2015, 2016, of gewoon ‘Archief’)
    – Een mapje voor nieuwsbrieven (je digitale leesmap
    Gebruik in Gmail eventueel labels als je het zoeken naar oudere mailtjes wilt vergemakkelijken.
  • Inbox = zero
    Je inbox is de plek waar je je e-mail ontvangt. Besluit direct of je een e-mail gaat beantwoorden (bij voorkeur: niet), en verplaats direct het mailtje naar je jaarmap. Het is een stuk rustiger als er zeer weinig, of 0 mailtjes, in je inbox zitten. Bovendien: je hoeft niet zo te zoeken: je kunt in Outlook sorteren op datum, auteur, onderwerp of bijlage en daarmee vind je al snel een e-mail terug. Of je gebruik de zoekfunctie. Eventueel, als e-mail je project of taken terroriseert, kun je met je collega’s afspreken een #hashtag te gebruiken waarop je kunt zoeken.
  • Stel regels in
    Bijvoorbeeld om automatisch nieuwsbrieven en andere standaard afzenders direct naar een map door te geleiden. Hoe dat werkt, lees je hier voor Groupwise en hier voor Outlook.
  • Zeg al je nieuwsbrieven op die je toch niet leest.
  • Archiveer je mailtjes na je vakantie
    Op vakantie geweest en weer fris aan de slag? Gooi al je mailtjes weg, of verplaats ze naar je ‘lopende jaar mapje’. Als er een urgente kwestie is, bellen je collega’s je wel. Zo niet, dan is het of opgelost of het was niet belangrijk. Hiermee ga je echt fris weer van start.
  • Gooi e-mails ouder dan 6 maanden weg
    Dat ruimt op, scheelt schijfruimte, zoektijd. Bewaar alleen de echt belangrijke e-mailtjes, bijvoorbeeld via Evernote.
  • Check 1 of 2x per dag je e-mail
    Zeg dat tegen iedereen. Voor jou is het rustiger, en je collega’s komen er vanzelf achter dat e-mail niet de snelste manier is om antwoord te krijgen.
  • Geen notificaties
    Gebruik je social media? Schakel al je e-mailnotificaties uit. Ze vervuilen je e-mailbox.
  • Markeer spam direct
    Ongewenste mail direct als spam markeren, zodat je ze de volgende keer niet meer ontvangt.

Meer geluk met meer eenvoud

Het was Bruce Lee geloof ik die eens zei: ‘It is not the daily increase but the daily decrease. Hack away at the unessential’. Je ervaart meer geluk en plezier als je je leven iedere dag een beetje simpeler maakt. De tips die ik hierboven gaf, helpen je hoop ik daarbij. Wat zijn jouw ideale e-mailkillers?

Delen in je netwerk: Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedInShare on Google+Pin on PinterestBuffer this pageEmail this to someone