De beste 9 tijdbesparende tips om waardevolle content te schrijven

1 op de 5 redacteuren en communicatiespecialisten in non-profitorganisaties besteden meer dan 20 uur per week aan het verspreiden van content. Megaveel tijd. Hoe kun je tijd besparen en toch onweerstaanbare artikelen schrijven en verspreiden? Tijd voor 8 tijdbesparende tips om te knallen in 2018.

Als je als redacteur, webmaster, contentmarketeer of communicatiespecialist tijd wilt besparen, dan is het verstandig eens in de zoveel tijd te kijken wat je kunt stroomlijnen aan je creatieproces. Je kunt gelukkig tijd besparen zonder dat dit leidt tot slechtere content.

Volg deze 8 strategische stappen.

Bespaar tijd via regelmatige brainstormsessies

Als ik met scholen, kerken en overheden praat, valt mij op dat een van de moeilijkste onderdelen van contentmarketing is om onderwerpen te bedenken. Het frustreert soms om uit je organisatie nieuws, gebeurtenissen in tekst en beeld ‘op te halen’. Begin daarom, eens per week of eens per 2 weken, met brainstormsessies.

Begin je sessie met deze vragen (ik geef een voorbeeld voor een school):

• Wat gebeurde er deze week op onze school?
• Welke vragen hebben ouders gesteld die hun kinderen op onze school willen?
• Welke onderwerpen zijn ‘hot’ op sociale media? En welke ‘not’?
• Welke artikelen op de schoolsite zijn het populairst? Welke worden het meest gedeeld? (Weet je ook waarom?)
• Welke content werkte het best in vergelijking met andere scholen?

Optimaliseer je zoektocht naar onderwerpen

Zoeken naar onderwerpen vreet tijd. Misschien wel het meeste tijd. Want iedereen wil content creëren die boeiend en nuttig is voor je lezers. Kom er maar eens op.

Je kunt op twee manieren zoeken:

• Nieuwsfeeds instellen
  Dat kun je doen met Google Alerts, Feedly, Mention en dergelijke.
  Je kunt ook feeds op hashtags instellen op Twitter (via Hootsuite bijv.) of Instagram. Het nieuws op trefwoorden komt dan naar je toe, en je kunt daarin trends ontdekken van onderwerpen waar je klanten of doelgroep nu mee bezig zijn.
• Platformen en zoekmachines raadplegen
  Je kunt ook middelen als Quora en zoekfuncties van Facebook, Twitter en natuurlijk Google gebruiken. Of bezoek LinkedIn-groepen of communities of practice.
  Gebruik ook eens een andere zoekmachine dan Google (kijk hier naar alle zoekmachines op internet). Gebruik zo specifiek mogelijke trefwoorden die gerelateerde content opleveren.

Meeste tijdwinst: Maak een redactionele contentkalender

Dit is verreweg de beste tip om tijd te besparen. Zul je altijd zien: wil je op het laatste moment een onderwerp bedenken, komt er niets uit je handen. Afleiding door telefoontjes, mailtjes of andere deadlines. Er is niets moeilijkers dan op het laatste moment een onderwerp te bedenken en uit te werken. Wanneer je een plan en een idee hebt voor elke content, wordt het ineens makkelijker om je content te maken (of dat nu teksten, foto’s, infographics of video is).

Je kunt daarvoor een simpel spreadsheet gebruiken (mail en ik stuur je een voorbeeld). Houd het simpel.

Als je met meerdere mensen werkt, kun je tools uit de cloud gebruiken. Zoals:

• Google Spreadsheet
• Google Calendar (maak een team en gebruik hem)
• Trello

Wat zijn de voordelen?

• Een contentkalender maakt je planning inzichtelijk
• Een contentkalender is deelbaar
• Een contentkalender visualiseert wat je gaat doen
• Een contentkalender bespaart je veel tijd
• Je ziet hiaten
• Je zorgt ervoor dat je content op tijd klaar is

Inhaakkalender

Eventueel kun je met je contentkalender combineren met een inhaakkalender. Een inhaakkalender laat zien welke opvallende evenementen, feestdagen en andere gebeurtenissen er in een jaar komen. Je kunt daarop inhaken en vooraf je content klaarzetten. Easy peasy japanese. Hieronder zie je de inhaakkalender van Coosto voor 2018:

Onderdelen van een contentkalender zijn:

• Publicatiedatum
• Termijn van inzending/deadline
• Hoofdthema en subthema’s (dat behoudt je focus)
• Trefwoorden en hashtags (voor distributie en je SEO)
• Koptekst of onderwerpsregel
• Soort content (podcast, vlog, artikel, infographic etc.)
• Wie het doet (verantwoordelijke redacteur, maker)
• Opmerkingenveld

Uitgangspunt is: gebruik die onderdelen die voor je (team) het beste werken.

Win tijd door je schrijftijd te plannen

Makkelijker gezegd dan gedaan. Maar als je tijd in je agenda reserveert, werkt het veel prettiger. Wanneer en welke tijd ligt aan je eigen werkritme. Ik schrijf bijvoorbeeld in de weekenden en avonden makkelijker dan in de ochtenden of na mijn middagdip. Ik merk wel dat het maken van content minder gestresst gaat als ik er tijd voor heb vrijgemaakt.

Sluit afleidingen uit

Ook zo een. Deze levert veel tijd om content te maken. Sluit je sociale media accounts, check je mail niet: dan kan vaak best wachten. Neem de telefoon niet op (vliegtuigstand of stuur een standaard-SMSje direct terug als je gebeld wordt). Laat anderen ook weten dat je niet gestoord wilt worden. Kies een omgeving waarin je je lekker voelt (de een schrijft als een trein met muziek, de ander in een café, en weer een ander als het muisstil is).

Als je het erg druk hebt, dan kan de pomodoro-techniek goed werken. Dan kun je uren achterelkaar geconcentreerd werken. File under: eierwekker naast je laptop.

En o ja: wees meedogenloos hierin. Als je je afleidingen kunt beheersen, sta je versteld hoe je productiviteit drastisch omhoog gaat.

Stel je doelen

Eentje die hierbij aansluit, en die tijdbesparend werkt, is om doelen te stellen. Voorbeelden van doelen:

• Het maximum aantal woorden van een blog
• De totale schrijftijd
• De opnametijd voor een vlog

Als je onderzoekt welk doel de grootste invloed heeft op je productie, weet je daarmee waar je grootste tijdwinst is te boeken.

Hergebruik en herpubliceer oudere inhoud

Je hoeft niet iedere keer het wiel opnieuw uit te vinden. Hoewel je graag oorspronkelijk en vernieuwend wil zijn, kun je sommige verhalen en artikelen opnieuw relevant maken met een kleine aanpassing. Dat bespaart je tijd.

Je kunt bovendien dezelfde inhoud vaker delen op sociale netwerksites. Want veel volgers hebben de post gemist, je mail niet gelezen, of er even geen tijd voor gehad om het aan te klikken. Dezelfde inhoud delen, bijvoorbeeld met net een andere tekst, helpt je tijd te besparen zonder dat het ten koste gaat van je volgers.

Vraag een externe redacteur om feedback

Vraag een ervaren redacteur die kan helpen om je schrijfstijl te verbeteren en feedback te geven. Dat maakt je schrijfvaardigheid beter en sneller. Hoe beter je schrijft, des te sneller je schrijft. En sneller schrijven is pure tijdwinst.

Win tijd met herhaalbare distributie

Zorg voor een werkproces dat je kunt herhalen als je klaar bent om je content te verspreiden. Ook hier: je wilt niet het wiel iedere keer opnieuw uitvinden om je blogs, vlogs of wat dan ook te verspreiden.

Leg van te voren vast:

• Welke communicatiekanalen ga je gebruiken?
• Waar ga je welke content promoten?
• Welke influencers benader je (vooraf)?
• Hoe lang ga je welke content op welk kanaal verspreiden?
• Hoe denk je de content in de toekomst her te gebruiken?

Je bespaart veel tijd, moeite en afstemming als je je distributie vooraf vastlegt. Je hoeft niet te zoeken naar inlogcodes, je weet wat je moet doen. Als je bovendien met social media dashboards werkt, kun je nog meer tijd besparen. 

[doneren_met_mollie]