Wil je 2019 ook lekker schoon beginnen? Met een opgeruimde mailbox kun je weer fris er tegenaan.  Graag geef ik 7 praktische tips om je mailbox op te schonen en hoe je kunt voorkomen dat je mailbox te groot wordt. 

Een opgeruimde mailbox biedt veel voordelen. Je hebt overzicht over je mail en binnengekomen mail kun je sneller en makkelijker terugvinden. Bovendien kun je merken dat je e-mail weer op normale snelheid binnenkomt. Zeker wanneer je IMAP gebruikt, kan je e-mail traag worden doordat alle mail op de mailservers blijft staan.

1. Offline mappen aanmaken

De meeste e-mailprogramma’s (Outlook, Thunderbird) hebben de mogelijkheid om ook lokale mappen te maken. Een handige methode is om elke paar maanden een aantal mappen, groepen mailtjes, mailtjes met grote bijlagen (attachments) over te zetten naar deze lokale map.

Heb je een oud mailtje nodig? Dan kun je deze eenvoudig terugvinden. Weet je niet hoe je een lokale offline map aanmaakt? Google “offline map aanmaken mac mail” of “offline map aanmaken windows mail” of een ander mailprogramma. Het internet staat vol met uitleg.

2. Verwijder ‘overbodige’ berichten en bijlagen

Je herkent ze wel: autoreply’s, out of office meldingen, reclameberichten, nieuwsbrieven die je niet meer leest….of mailtjes met bijlagen die je al op je pc of in de cloud hebt opgeslagen: vergaderstukken, facturen of kopij voor een magazine. Het begin van het jaar is een mooi moment om dit soort ‘overbodige’ mailtjes te verwijderen. En als je van de goede voornemens bent, kun je met jezelf afspreken dit bijvoorbeeld ieder kwartaal te doen. 

3. Bewaartermijn 1 jaar?

Bepaal daarnaast wat je een prettige bewaartermijn vindt van mailtjes. Lees je mailtjes van ouder dan 1 jaar überhaupt terug? Is je antwoord ‘nee’ of ‘waarschijnlijk niet’, dan zou je zonder al te veel overlast oude mailtjes kunnen wegdoen. Als je afspraken via de mail vastlegt, kun je dergelijke mails als PDF opslaan en bewaren, of die afzonderlijk in een map ‘contracten’, ‘afspraken’ of ‘opdrachtbevestigingen’ bewaren.

4. Verwijder berichten uit de prullenbak

Gebruik je IMAP en verwijder je een bericht? Dan wordt het bericht in de map ‘trash’ geplaatst. Je verwijderde bericht zal dan ook uit die map verwijderd moeten worden om daadwerkelijk van de mailserver af te zijn. Leeg met regelmaat berichten uit je prullenbak om je mailbox op te schonen. Let op! In sommige e-mailprogramma’s kun je mailtjes direct verwijderen. Daardoor komen ze niet meer in je prullenbak, maar worden ze gelijk definitief verwijderd.

5. Gebruik een mail-applicatie om op te schonen

Je mailbox opschonen in webmail raden we af. Stel desnoods tijdelijk een mailprogramma (bijvoorbeeld Thunderbird) in, synchroniseer je berichten en het opruimen gaat makkelijker en sneller. Met een e-mailprogramma kun je een stuk sneller bijvoorbeeld op afzender of wel/geen bijlage sorteren, sneller zoeken en grotere selecties maken. Regelmatig (ieder kwartaal) even archiveren en opruimen zorgt ervoor dat je mailbox binnen overzichtelijk blijft.

6. Maak gebruik van mappen, labels en andere filters

Door gebruik te maken van mappen en andere markers kan je grote hoeveelheden mail uitsluiten. Als je bijvoorbeeld een map hebt met alle belangrijke berichten erin, zou je je inbox op datum kunnen sorteren. Alles (bijvoorbeeld) ouder dan een week kun je dan verwijderen zonder dat je belangrijke berichten verwijdert.

7. Spam tegengaan

Spam is vervelend en niet uit te roeien. Spam is goed voor 14,5 miljard berichten wereldwijd per dag. Met andere woorden, spam maakt 45% van alle e-mails uit. Sommige onderzoeksbedrijven schatten dat spam-e-mail een nog groter deel van de wereldwijde e-mails vormt, zo’n 73% zelfs. De Verenigde Staten zijn de nummer één generator van spam-e-mail, met Korea als de tweede grootste bijdrager van ongewenste e-mail.

Ervaar je teveel spam? We kunnen voor jouw specifieke mailbox ons spamfilter ‘strakker’ zetten. Daarnaast bieden we – tegen meerkosten – externe spamfiltering aan via SpamExperts. Mocht je heel veel last hebben van spam, dan kijk ik graag met je mee wat een passende oplossing is.

Als je vragen en/of opmerkingen hebt, aarzel dan niet om contact met mij op te nemen.