Welkom to ISI Media | Online communicatie voor dienstverleners   Klik om deze tekst te beluisteren via je speaker Welkom to ISI Media | Online communicatie voor dienstverleners
06-34009124 hallo@isimedia.nl
Geef je stem:
(Gemiddeld: 4.9)

Recent woonde ik als communicatiestrateeg een heisessie bij van een bestuursorgaan. Een van de onderwerpen: Wat doen we met slapende leden. Ze kosten geld, dragen niets bij aan de organisatie maar staan wel in de administratie. Hoe communiceer je met deze stille groep leden?

Het liefst wil je dat de leden van je vereniging, stichting of kerk actief zijn, in welke vorm dan ook. Actief door bijeenkomsten bij te wonen, actief door zich als vrijwilliger in te zetten of actief door materiële of niet-materiële steun.

Doe een audit

Overal zijn slapende leden. Iedereen heeft ermee te maken.

Het benaderen van die groep gaat niet altijd even goed. Je wilt niemand voor het hoofd stoten. Je wilt niet dat ze in groten getale wegrennen. Maar je wilt wel iets met je slapende leden.

Analyseer daarom eerst het probleem, de omvang en aard van het probleem en hoe je dat wilt oplossen. De uitkomsten van een dergelijke audit bepalen welke communicatie het meeste effect geeft.

Stel jezelf vragen zoals:

  • Wat zijn de redenen dat deze leden niet meer actief zijn?
  • Wat verwacht je van deze groep stille leden?
  • Kosten de slapende leden geld?
  • Wat kun je aan je aanbod wijzigen voor deze groep?
  • Wil je dat ze actief worden, en zo ja: op welk gebied?
  • Hoe urgent is het probleem?

Het bepalen van de urgentie, omvang, aard en het belang bepaalt je strategie hoe je deze groep wilt benaderen en met welke intensiteit: hoeveel tijd en geld ga je in deze groep steken en wat wil je dat er dan aan response komt?

Redenen van inactieve leden

De inactiviteit kan bijvoorbeeld te maken hebben met de behoefte van deze groep, met de aansluiting van je imago en activiteiten bij deze leden of door een negatieve ervaring. Inzicht in de achtergronden helpen je te bepalen hoe divers de groep slapende leden is, en dus in welke mate je specifiek deze mensen kunt bereiken. Stel een stappenplan op als je hebt nagedacht hoe je omgaat met leden die niets doen en de nachtrust verkiezen boven jouw activiteiten.

Betrek daarbij dat ieder lid of vrijwilliger zijn eigen ‘levenscyclus’ heeft. Er zijn potentiële leden, nieuwe leden, actieve leden, slapende leden en oud-leden. Ik vergelijk het maar even met liefde. Je begint met vlinders in je buik, dat wordt diepere vriendschap, genegenheid en liefde, maar kan eindigen in sleur en afstand nemen. Iedere fase heeft een communicatieaanpak.

Bij slapende leden gaat het om reactiveren, met rust laten of afscheid nemen.

Voorbeeld

In een vereniging is een groep van 150 slapende leden. Deze 150 leden hebben de afgelopen 2 jaar geen geld en geen bijdrage geleverd. Ze hebben hun gezicht nooit laten zien, en er is amper tot geen contact met hen geweest.

Peil in de omgeving van deze leden, een paar oude bekenden bijvoorbeeld, hoe zij aankijken tegen deze slapende leden.

In dit geval blijkt na onderzoek dat de groep in 4 subgroepen is op te delen:

  • Groep A: 90 slapende neutrale leden (60%)
  • Groep B: 30 inactieve leden die wel geld geven (donateurs) (20%)
  • Groep C: 23 slapende leden waarvan je niets weet (15%)
  • Groep D: 7 slapende leden met een negatieve ervaring (5%).

Enkele mogelijkheden zijn:

  • Groep A wil je reactiveren
  • Groep B wil je niet wakker maken
  • Groep C wil je dat dat actiever worden of vertrekken
  • Groep D wil je het oud-zeer uit de weg ruimen

Welke overweging je maakt, ligt erg aan de context. Een kerk zal vrijwel nooit iemand de deur wijzen, ook als het lid de gemeenschap geld kosten. Bij een fitnessclub is dat anders: zij worden rijk van slapende leden. Bij weer andere verenigingen mogen slapende leden na een jaar inactiviteit geen gebruik meer maken van de faciliteiten (een lid van een golfclub mag de baan niet meer op).  Slapende leden die als donateurs wel geld bijdragen, wil je niet wakker maken zodat ze stoppen.

Jouw doelstellingen, context en regelingen bepaalt of en hoe je je communicatie organiseert.

Persoonlijke benadering

De vorm van je communicatie bepaalt mede je succes. Persoonlijke benadering, 1 op 1, werkt daarbij vaak het beste. Kies daarbij de juiste persoon. Laat geen penningmeester een slapend lid bellen. Het lid kan zomaar denken dat het niet om hem gaat, maar om zijn geld.

Denk aan:

  • Een complimentje geven
  • Interesse tonen: kunnen we iets voor je doen? Hoe gaat het met je?
  • In het zonnetje zetten
  • Ga daarbij altijd terug naar de interesses en motivatie van het inactieve lid. Verplaats je in de situatie van zo’n lid.

Is de groep te groot voor 1 op 1 gesprekken, dan kun je overwegen een mailing te sturen, bijvoorbeeld met een leuke actie, waarbij je de vraag toevoegt of mensen op de hoogte willen blijven. Of door een uitnodiging aan slapende leden te doen weer eens langs te komen. Dat kan heel ludiek, maar pas op dat humor niet altijd wordt gewaardeerd.

Een bijzondere groep zijn de mensen die een negatieve ervaring hebben opgedaan. Bijvoorbeeld een bestuurslid die heel betrokken was, maar geen weerklank vond en opstapte. Of iemand die ruzie heeft gehad. Of iemand die zich niet erkend voelde als vrijwilliger. Hij of zij laat zijn gezicht niet meer zien en heeft wellicht ook gezichtsverlies geleden. Hier past persoonlijke, omzichtig contact het beste.

Belangrijk is dat je dankbaarheid en waardering toont, als je slapende leden benadert. Als slapende leden het gevoel hebben at ze worden gewaardeerd, heb je een grotere kans dat je succes hebt.

Contact opnemen

Meer weten? Neem contact op met communicatiestrateeg Eric van den Berg. Graag maak ik kennis met jou om een succesvolle communicatieaanpak voor jouw organisatie te bespreken. Bel tijdens kantoortijden 06-34009124, mail naar hallo@isimedia.nl of ga door naar het contactformulier.

Klik om de tekst te horen via je speaker