Kerken starten de komende tijd weer met kerkdiensten om uit de coronacrisis te komen. Daarvoor moet wel met een reserveringssysteem worden gewerkt om controle te houden over het aantal bezoekers. Daar heb je een goed systeem voor nodig om 30 mensen (gratis) toe te kunnen laten en kerkgangers niet teleur te stellen aan de kerkdeuren. Gelukkig zijn er genoeg gratis of goedkope bestaande reserveringssystemen om je kerkdienst goed te kunnen organiseren in coronatijd.

Ik heb meerdere tools getest waarmee je boekingen en reserveringen kunt doen. Daarbij heb ik gekeken naar onder meer:

  • gebruiksgemak voor beheerder en kerkganger van het boekingssysteem
  • kosten (want het gaat m.i. om een tijdelijke oplossing
  • technische ondersteuning en service vanuit de leveranciers
  • functionaliteiten (‘features’)
  • taal

Ik benoem een tijdelijke oplossing, hoezeer je kunt nadenken om naast reserveringen nu een tool aan te kopen voor structurele inzet, bijvoorbeeld bij concerten of zaalverhuur. Dan zullen de panelen van je criteria gaan schuiven.

Iedere kerk heeft zijn eigen budget, vrijwilligers, vaardigheden, wensen, demografische samenstelling. De oplossingen die ik noem, zullen in de meeste gevallen geschikt zijn om in jouw kerk te gebruiken. 

Let op: dit is een informatief artikel, en sluit geen advies in. Die kunnen we je wel geven, en daar zijn kosten aan verbonden. Denk uiteraard na over privacyvoorwaarden als je een online systeem selecteert. Wil je meer weten over privacy en de kerk, lees dan het artikel ‘Privacy en de kerk: Veelgestelde vragen over de nieuwe privacywetgeving AVG‘ 

 

Booked

 

Een zeer geschikte plugin om eenvoudig kerkdiensten in de parochie of gemeente aan te bieden waarbij mensen zich vooraf moeten aanmelden is Booked. Dit is een premium plugin voor WordPress. Met deze plugin kun je:

  • op iedere moment (tijdslot) van de week een dienst aanbieden
  • van iedere lengte
  • voor meerdere locaties (ieder een eigen kalender, en beheerder)
  • tot maximaal 100 reserveringen
  • met naamregistratie (voor/achternaam, e-mailadres) of als gast
  • waarbij je iedere aanvraag kunt bekijken, goedkeuren of afkeuren
  • je per mail aanvragen kunt bevestigen
  • een lijst kunt printen (handig voor bij de voordeur) van mensen die willen komen
  • je kunt er een mooie kalenderweergave mee maken

 

Booked werkt erg eenvoudig, ook voor mensen die niet technisch zijn. De nummer 1 voor WordPress websites.  

 

Gravity Forms

Met (de betaalde plugin voor WordPress) Gravity Forms kun je uitgebreide reserveringsformulieren maken. Je bepaalt zelf welke gegevens je vraagt en hoevaak een formulier kan worden ingevuld. Je hebt wat technische kennis nodig, maar met een licentie van GF kun je onbeperkt aan de slag. Je maakt zelf de velden, dus je kunt GF ook voor andere doeleinden gebruiken. 

Nadeel? Koppelen met een agenda kan een puzzeltje zijn. Je moet goed bepalen hoe je een formulier in elkaar zet, en hoe je omgaat met meerdere data of meerdere locaties. En het is handig als je zelf technische kennis in huis hebt, of kunt inhuren/vrijspelen. 

 

Events Manager

Een andere plugin is Events Manager. Dit is een gratis plugin, waarmee je registraties kunt monitoren in een agenda. Je kunt: 

  • een agenda maken
  • bepalen of een reservering voor gasten is of alleen voor bekenden
  • of goedkeuring nodig is
  • of je overboekingen toestaat
  • hoeveel plekken er (nog) zijn, zodat mensen weten of het zinvol is om te reserveren
  • Je kunt eigen evenementenpagina’s aanmaken, ook in het Nederlands
  • Je kunt e-mails sturen te bevestiging
  • Het vraagt wel wat technische kennis om het in te regelen vanwege de programmeercodes

 

Scipio

Bij Hagru komen veel verzoeken binnen. Daarom gaan zij vanaf juni ook een reserveringssysteem aanbieden via de Scipio app. Gratis en voor niets.

Wat kun je ermee?

  • Koppeling ledenadministratie (toegankelijk, je weet zeker dat een lid zich heeft aangemeld en dat er geen dubbele aanmeldingen zijn)
  • Aanmelden met/tot ingesteld limiet (30, 100) of aanmelden zonder limiet (loting achteraf bijvoorbeeld)
  • Aanmelden tot ingestelde optionele datum
  • Ouders/gezinshoofden kunnen ook gezinsleden aanmelden, zoals kinderen (de gezinsrelatie wordt overgenomen vanuit de ledenadministratie)
  • Leden kunnen zich ook weer afmelden (er komt dan automatisch weer een plekje vrij)
  • Een optie voor meerdere diensten op één dag, zoals ochtend en middag
  • Directe communicatie via pushmeldingen en/of e-mail (beheerder)
  • De beheerder kan leden handmatig aanmelden (denk aan mensen zonder app)

 Deze functionaliteit gaat Hagru aanbieden in de gratis (Start) app. Zie www.scipio-app.nl.

SKG Collect

Het klinkt misschien wat gek, maar via SKG Collect is het ook mogelijk om reseveringen voor kerkdiensten en bijeenkomsten te doen. Dat kan zowel via de kerkelijke webwinkel SKG Collect als de bijbehorende gratis Kerkgeld app. Aan deze (extra) mogelijkheid zijn geen kosten verbonden.

De verschillende kerkdiensten kunnen als agendapunt worden opgenomen op de website en in de app.  Per dienst kan worden aangegeven wat het maximale aantal deelnemers is. Het aantal is door de gemeente zelf flexibel in te stellen. et gemeentelid moet altijd inloggen met zijn/haar account (dat is wel fijn, want AVG-proof). Bij het aanmelden kan een kerkganger aangeven met hoeveel personen de kerkdienst gaat bijwonen. Daarbij zie je direct hoeveel plekken nog beschikbaar zijn. Ook kan iemand het aantal aanmeldingen achteraf wijzigen of zich afmelden. Er wordt automatisch per mail een bevestiging gestuurd aan het gemeentelid van de aanmelding, wijziging of afmelding. Ook is het als gemeente mogelijk pushberichten te sturen. De gemeente heeft altijd een actueel inzicht in het aantal kerkgangers én wie komt met hoeveel personen. Binnenkort wordt de Kerkgeld app trouwens opgevolgd door de ‘Appostel app”.

 

Simplybook.me

Een freemium platform (je begint gratis of je kunt betalen voor extra’s) is Simplybook.me. Elk SimplyBook.me-abonnement kan aan een onbeperkt aantal dienstaanbieders, diensten, en bezoekers worden gekoppeld. De prijzen zijn gebaseerd op het aantal reserveringen en het aantal gekozen speciale functies. Dit betekent dat je direct met het systeem kan gaan werken.

Met Simplybook.me kun je:

  • plannen
  • statistieken bekijken
  • kalenders synchroniseren, zoals Google of Outlook
  • reserveringen bevestigen, herinneringen sturen, annuleren sturen
  • reserveringen aanpassen en dit laten weten
  • integreren met Facebook & Instagram, websites zoals WordPress of Joomla

De kosten zijn gratis, en kunnen oplopen tot 50 euro per maand (voor 2000 boekingen, maar dat gaan kerken niet gebruiken).

Eventbrite

Een derde mogelijkheid is Eventbrite. Je kunt een pagina maken voor je kerkdienst, uitnodigingen versturen en bijhouden wie reserveert en wie komt. Als kerkgangers de Eventbrite app hebben, kun je ze aan de kerkdeur inchecken.

Wil je met Eventbriet maken, dan maak je een (gratis) account aan en kun je de kerkdienst toevoegen, de soort ‘tickets’, de locatie, info over je kerkgebouw, de orde van dient of andere beschrijving van de eredienst, datum en tijd natuurlijk, plus logo en kleuren. Je krijgt een eigen pagina die je kunt delen op welke plek je maar wilt: je website, in een nieuwsbrief, op sociale media. Je kunt kerkleden uitnodigen en bijhouden wie er komt. Je kunt contacten importeren en de aanmeldingen inzien. Je kunt zelfs naambordjes maken of gastenlijsten uitprinten. Voordeel is dat het allemaal vrij snel kan. Nadeel: het is in het Engels. 

Biletto

Een alternatief voor Eventbrite is Biletto. Zo presenteren ze zichzelf ook. Buletto doet hetzelfde als Eventbrite, hoezeer het meer gericht lijkt te zijn op kaartverkoop, maar vergis je niet: je kunt kiezen voor betaalde tickets, donaties, gratis toegang, maar je kunt ook werken met vouchers. Er zijn vier versies, de gratis basic is op het oog prima geschikt.

Met deze tools kom je een heel eind om vanaf 1 juni online kerkdiensten aan te bieden. Kerkgangers willen graag naar je kerk komen, en gelukkig maar dat het weer kan. Voorzichtigheid is geboden, en je wilt gemeenteleden en parochianen niet teleurstellen. Daarom is een goed (online) reserveringsysteem behulpzaam.

 

Eventix

Het Bisdom Den Bosch raadt Eventix aan. Eventix is een compleet kaartverkoopsysteem voor tijdsloten en reserveringen.

Bij Eventix maak je een bijeenkomst aan. Je maakt vervolgens een ticket aan (eventueel met eigen logo) en je start met de ‘verkoop’. Verkoop betekent ook 0 euro, zodat het reserveringssysteem ook voor kerken geschikt is. Met de Eventix Scan App kun je contactloos je kerkgangers op hun reserveringen controleren.

Eén van de overwegingen om Eventix te gebruiken is dat het contactloos is en het al in christelijke kringen (Opwekking) wordt gebruikt. Nog een voordeel: het is in het Nederlands.

Je kunt timeslots maken met bepaalde maxima waaruit bezoekers dan een optie kunnen selecteren. Deze kun je op je website laten zien of via de mijnRKK (app), of in het parochieblad.

Eventix is gratis als je een gratis ‘evenement’ aanbiedt, of je betaalt servicekosten per ticket. Met 30 personen komt dat op 30 euro per bijeenkomst, maar met 100 personen loopt dat op tot 100 euro per zondagsdienst. Dat is best prijzig.

Eventix laat ons over de kosten weten daarover met de bisdomeconoom van het bisdom Den Bosch te hebben gesproken: “Om het ook voor de kerken/parochies toegankelijk te maken zijn er de volgende financiële afspraken gemaakt: Ons ticketing/registratiesysteem kan onbeperkt worden gebruikt voor het reserveren voor kerkdiensten voor 49,- euro inclusief BTW per maand. Dit bedrag is tevens per parochie (daar kunnen dan meerdere kerken onder vallen.)”, aldus Erik Meijer van Eventix.

Eventix gaat wel wat ver: je kunt tickets tracken en dat lijkt op gespannen voet te staan met gewenste privacy. 

Wil je meer informatie of ondersteuning bij het implementeren van een online reserveringssysteem voor kerken in coronatijd: neem gerust contact op. 

First come, first serve?

De snelle kerkgangers hebben de meeste kans op tickets. Immers, wie het eerst komt, wie het eerst maalt. Maar dat wil je niet. Zo vis ik dus altijd achter het net bij de verkoop van Ajax-seizoenskaarten of andere tickets 😉

De meeste reserveringssystemen die ik bekeek gaan uit van 1 bijeenkomst en daaraan gekoppeld ticketuitgifte. Bij een volgende bijeenkomst begint iedereen weer opnieuw. Dan heb je dus kans dat de ‘usual suspects’ zich opnieuw als eerste melden.

Inloten bij overboekingen ben ik nog niet tegengekomen. Niet bij een eerste reserveringsronde, ook niet bij vervolgbijeenkomsten. Bij vervolgbijeenkomsten moet je dus eigenlijk iedereen registreren en blijven vasthouden om te zien wie al geweest is, en die dan wellicht uitsluiten.

De plugin Booked heeft zoiets wel in voorbereiding om een keer te maken (maar of en wanneer het komt, is onduidelijk). Bij Events Manager ligt er ook een dergelijke ‘feature request’

Eventbrite heeft ‘waitlists’ zodra een bijeenkomst is volgeboekt. Ze hebben ook tijdsloten om te kunnen boeken, dus je zou met je uitnodigingen verschillende groepen op verschillende momenten kunnen uitnodigen. Biletto werkt ook met wachtlijsten, maar alleen in de betaalde varianten (Basic, Advanced, Custom).

Eventix heeft ‘entreemanagement’, waarmee je zelf bepaalt wie je wanneer uitnodigt.

Dit blijft wat behelpen om netjes en gewogen reserveringen te verwerken. In je communicatie kun je dit ‘Me first’-gedrag kunnen beïnvloeden door solidariteit te benadrukken.

 

Offline reserveren voor kerkdiensten

Wil je geen online systeem, dan kun je ook met een offline reserveringsysteem werken. Het zal bewerkelijker zijn, maar je kunt er mogelijk wel meer mensen mee bereiken.

Dat hoeft niet moeilijk te zijn: laat kerkgangers zich melden bij een centraal contactpersoon, bijvoorbeeld telefonisch of met een antwoordkaart in het kerkblad.

Daarbij is het verstandig om met lotingen te werken. Anders heb je het risico dat steeds dezelfde mensen als eerste komen. Ook kan het handig zijn, alleen te reserveren voor een aankomende eredienst.

Een derde tip die ik hoorde: werk per wijk of werk met gekleurde kaarten. Of maak de kerkruimte leeg en zet een maximum aantal stoelen neer en laat iedereen zelf zijn/haar stoel meenemen (maar dat kan niet in iedere kerk, zeker niet in monumentale Cuypers-kerken).

Het zal voor kerken nog een hele klus worden om een goed reserveringssysteem op te tuigen. Met bovenstaande suggesties help ik je op weg.

Uiteraard: denk aan de protocollen die je kerk hanteert. Let op dat voorschriften kunnen worden bijgesteld in deze volatiele tijd:

Samen kunnen we dit aan.

 

 

Contact opnemen

Nieuwsgierig wat wij voor je kunnen betekenen? Neem nu contact op met communicatieadviseur Eric van den Berg. Ik maak graag kennis met je om samen je de ingrediënten bepalen voor jouw succes.